Warto wiedzieć:
- Nagrania z monitoringu w zakładzie pracy możesz przechowywać maksymalnie 3 miesiące (art. 22² Kodeksu pracy), chyba że stają się dowodem w postępowaniu.
- Administrator monitoringu musi oznakować teren, udostępnić klauzulę informacyjną, wpisać monitoring do rejestru czynności przetwarzania i wskazać podstawę prawną.
- Pracowników informujesz najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Zgoda nie jest potrzebna.
- Kamer nie montujesz w toaletach, szatniach, stołówkach ani palarniach.
- Dźwięku co do zasady nie nagrywasz bez wyraźnej zgody.
- Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?
- Obowiązki administratora monitoringu CCTV
- Monitoring pracowników – co trzeba zrobić?
- Gdzie nie wolno montować kamer?
- Uwaga na dźwięk – częsty i kosztowny błąd
- Zaplanuj zgodność z RODO na etapie projektu
- Monitoring CCTV a RODO – ile przechowywać nagrania?
Jak długo można przechowywać nagrania z monitoringu?
Od tego pytania zależy pojemność dysków w rejestratorze i ustawienia całego systemu, dlatego zarządcy obiektów zadają je jako jedno z pierwszych. Odpowiedź jest bardzo precyzyjna, bo regulowana polskim prawem.
Nagranie obrazu z monitoringu w zakładzie pracy przechowujesz najwyżej 3 miesiące od dnia nagrania. Tak mówi art. 22² § 3 Kodeksu pracy. Później nagranie trzeba trwale usunąć: nadpisać albo zniszczyć.
Od tej reguły jest jeden wyjątek. Jeśli nagranie stanie się dowodem w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin 3 miesięcy wydłuża się do prawomocnego zakończenia sprawy (art. 22² § 4 Kodeksu pracy). Później usuwasz je niezwłocznie.
Skąd akurat 3 miesiące? RODO nie podaje terminu w dniach. W art. 5 ust. 1 lit. e wprowadza tylko zasadę ograniczenia przechowywania: dane trzymasz tak długo, jak wymaga tego cel. Kodeks pracy dopisuje do tego konkret – trzy miesiące dla monitoringu pracowniczego.
Okresy przechowywania nagrań – zestawienie
| Sytuacja | Okres przechowywania |
|---|---|
| Monitoring w zakładzie pracy (zasada) | do 3 miesięcy od dnia nagrania |
| Nagranie jako dowód w postępowaniu | do prawomocnego zakończenia sprawy |
| Imprezy masowe (przepis odrębny) | od 30 do 90 dni od zakończenia imprezy |
Podstawa: art. 22² Kodeksu pracy oraz art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Przepisy sektorowe (np. dla imprez masowych) mogą wskazywać inne okresy.
Obowiązki administratora monitoringu CCTV
Okres przechowywania to dopiero jedna rzecz. Firma, która prowadzi monitoring, jest administratorem danych osobowych. RODO nakłada na nią cztery obowiązki, a o każdym łatwo zapomnieć w natłoku innych kwestii.
- Oznakowanie terenu. Osoba wchodząca w zasięg kamer musi wiedzieć o tym wcześniej. W praktyce to widoczne tabliczki lub piktogramy „obszar monitorowany”, odsyłające do pełnej klauzuli. Podstawa: art. 5 ust. 1 lit. a oraz art. 13 RODO.
- Klauzula informacyjna. Pełna informacja z art. 13 RODO: kto jest administratorem, po co prowadzi monitoring, na jakiej podstawie prawnej, jak długo trzyma nagrania, komu je udostępnia i jakie prawa ma osoba nagrywana.
- Rejestr czynności przetwarzania. Monitoring wpisujesz jako odrębną czynność (np. „Monitoring wizyjny obiektu”) zgodnie z art. 30 RODO, z celami, kategoriami osób, danych, odbiorcami i okresem przechowywania.
- Podstawa prawna. W firmie prywatnej to najczęściej prawnie uzasadniony interes administratora, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO – ochrona osób i mienia.
Wymienione powyżej obowiązki nie powinny kojarzyć się wyłącznie z biurokratycznym obowiązkiem. Podczas kontroli Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO) najczęściej wytyka właśnie brak tych czterech elementów.
Monitoring pracowników – co trzeba zrobić?
Kamery nad stanowiskami pracy podlegają dodatkowym zasadom z Kodeksu pracy. Tu inwestorzy popełniają najwięcej błędów, więc zapamiętaj te kilka poniższych reguł.
Pracodawca wprowadza monitoring tylko w określonych celach: bezpieczeństwo pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji albo zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie naraziłoby firmę na szkodę. Inny cel nie wystarczy.
Pracowników informujesz o monitoringu najpóźniej 2 tygodnie przed uruchomieniem systemu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (e-mail, tablica ogłoszeń, intranet). Cele i zakres opisujesz w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Nowy pracownik dostaje tę informację przed dopuszczeniem do pracy.
Zgoda pracowników nie jest wymagana. Uprawnienie pracodawcy wynika wprost z art. 22² Kodeksu pracy i z RODO, o ile zachowasz legalne cele, proporcjonalność, oznakowanie i obowiązek informacyjny.
Gdzie nie wolno montować kamer?
Przepisy jasno wskazują miejsca, w których kamera naruszałaby godność i prywatność. W typowym zakładzie pracy monitoring nie może obejmować:
- pomieszczeń sanitarnych (toalety, łazienki, umywalnie),
- szatni i przebieralni,
- stołówek i jadalni,
- palarni,
- pomieszczeń socjalnych do odpoczynku pracowników,
- pomieszczeń udostępnionych zakładowej organizacji związkowej (zakaz bezwzględny).
Przepisy zostawiają wąskie okno na wyjątki: tylko gdy monitoring takich miejsc jest absolutnie niezbędny do wymienionych celów, nie narusza godności (np. brak widoku twarzy i kabin) i zgodę wyraziła organizacja związkowa lub przedstawiciele pracowników. W toaletach czy szatniach wykazanie tej niezbędności graniczy z niemożliwością, dlatego w praktyce nikt się na to nie decyduje.
Osobne, ostrzejsze zasady obowiązują w szkołach (art. 108a Prawa oświatowego) oraz w podmiotach leczniczych. Tam lista miejsc wykluczonych jest dłuższa, a zakazy często bezwzględne.
Uwaga na dźwięk – częsty i kosztowny błąd
Trzeba w tym wszystkim pamiętać także o konfiguracji samych urządzeń po zakupie, co ma znaczenie dla prywatności i tego, co jest nagrywane. Polskie prawo dopuszcza rejestrowanie obrazu po spełnieniu warunków, ale rejestrowanie dźwięku co do zasady jest zakazane, chyba że osoba nagrywana wyrazi wyraźną zgodę.
Wiele kamer ma wbudowane mikrofony, często domyślnie włączone. Nagrywanie rozmów „przy okazji” monitoringu wizyjnego grozi naruszeniem prywatności oraz odpowiedzialnością administracyjną i cywilną. Dlatego przy konfiguracji wyłącz rejestrację audio, jeśli nie masz podstaw, aby rejestrować tego rodzaju informacje.
Zgodność z RODO zaczyna się już na etapie projektu monitoringu. Właściwie dobrane kąty kamer, świadome wyłączenie audio i wykluczenie stref prywatnych rozwiązuje większość problemów.
Zaplanuj zgodność z RODO na etapie projektu
Większość problemów z RODO bierze się stąd, że inwestor myśli o przepisach dopiero po montażu, gdy kamery zostały umieszczone w niewłaściwych miejscach albo rejestrują chodnik przed posesją. W takim przypadku poprawki kosztują czas i pieniądze.
Dobrze zaprojektowany system monitoringu CCTV uwzględnia RODO od początku: kąty kamer omijają strefy prywatne, projekt wyklucza toalety i szatnie, audio zostaje wyłączone tam, gdzie nie ma podstaw, a ustawienia nagrywania trzymają się dozwolonego okresu. W ELINTEH przygotujemy też dokumentację pod tym kątem. Zasugerujemy oznakowanie stref i dostarczymy klauzulę informacyjną. Monitoring łączymy z kontrolą dostępu w jednym, spójnym projekcie, a po oddaniu obiektu możemy przejąć także opiekę serwisową nad urządzeniami.
